Éxito en la planificación de la reunión familiar: Los Mullerleile

Inicialmente, el objetivo era organizar nuestra reunión familiar cada cinco años en Alemania y Estados Unidos en el mismo año, a partir de 1997. Después de las primeras reuniones (junio y octubre de 1997), tenía más sentido celebrarlas en cada continente en años separados, alternando entre Alemania y EE.UU. En EE.UU. se han celebrado tres reuniones (primero en Iowa (1997), luego en Minnesota (2011) y en el estado de Washington (2017). Mientras que la ciudad de Schuttertal, en Alemania, ha sido siempre la sede de las cuatro reuniones de la familia alemana Mullerleile (1997, 2003, 2009 y 2015).

La reunión familiar en el Estado de Washington era la primera que había planeado y la primera a la que asistía en EE.UU. El horario de trabajo y la ubicación me habían impedido viajar al Medio Oeste para las reuniones anteriores en EE.UU., aunque pude asistir a tres de las reuniones familiares en Alemania. Las reuniones en EE.UU. solían tener lugar en ciudades pequeñas y no incluían muchas actividades aparte de las relacionadas con la familia (por ejemplo, visitar una granja familiar o un cementerio donde estuvieran enterrados muchos familiares). Las reuniones anteriores en Estados Unidos consistían en un fin de semana de tres días. Parecía lógico que, después de gastarse el dinero para venir a una reunión lejana, hubiera opciones para ver otros lugares de interés de la zona, ya fuera como actividad de grupo o sugerencias de lo que se puede visitar en la zona.

Cuando finalmente me decidí por el área metropolitana de Seattle como lugar para la reunión, me puse en contacto con Explore Seattle Southside Regional para que me ayudaran con la planificación. Meagan McGuire (Vicepresidenta de Ventas y Servicios) comenzó inmediatamente a guiarme a través del proceso. Me ayudó a encontrar el lugar adecuado para nuestra reunión. Incluso nos acompañó a buscar el mejor lugar que se ajustara a nuestro presupuesto y fuera agradable.

Meagan me envió una lista de empresas de transporte a las que llamar para que nos ayudaran a transportar a nuestro grupo en excursiones de un día. Dio la casualidad de que la compañía de autobuses Seattle Express fue capaz de darnos un muy buen precio para manejar todas nuestras necesidades de transporte. Estuvimos muy satisfechos con nuestros conductores.

Como yo vivo en Spokane, Meagan también me recomendó un sitio de alquiler de unidades de almacenamiento para guardar nuestras provisiones antes de la reunión. Seattle Southside también proporcionó a cada miembro de nuestro grupo un paquete de bienvenida que incluía sugerencias de lugares que ver en la zona, junto con un servicio de transporte gratuito al cercano Westfield Southcenter para ir de compras. Fue muy útil para nuestro grupo.

Cuando empezó la reunión, quedó claro que todo el esfuerzo de planificación había merecido la pena. Contratamos a un caricaturista local (el viernes por la noche) y a un mago (el sábado por la tarde), y ambos fueron un gran éxito (sobre todo el caricaturista). La interacción con los asistentes y el entretenimiento local fue un gran rompehielos para todos.

Dejamos tiempo para que un portavoz de cada familia nos contara cómo estaban relacionados dentro del árbol genealógico, o algo sobre su familia, lo cual era opcional para cada familia. Solemos tener expuesta la genealogía del árbol genealógico para que todos puedan buscar cómo están conectados históricamente. Siempre hacemos una foto de grupo al final del acto.

Como hay asistentes que no conocían a nadie o sólo a unas pocas personas, recordé de mi asistencia a las reuniones en Alemania que si dejas demasiado tiempo para las horas sociales, se vuelve muy incómodo y aburrido. Intenté que la agenda incluyera varias historias de familiares que emigraron al estado de Washington, historias de mascotas/animales de compañía de la familia (este segmento fue un éxito tanto con los niños como con los adultos) y entretenimiento local. Fue divertido tener premios para adultos y niños. Los premios para los niños consistían en colchas de animales que yo había hecho para todos los niños que asistían a la reunión. Para los adultos, teníamos artículos comprados, hechos a mano o donados por el Noroeste. Teníamos suficientes premios para que cada persona recibiera uno.

Algunos miembros de nuestro grupo decidieron prolongar la reunión y visitar más lugares del noroeste del Pacífico durante su estancia. Muchos miembros de la familia hicieron un crucero de 7 días a Alaska antes de la reunión familiar. Se planificaron excursiones de un día para aquellos miembros de nuestro grupo que desearan participar en visitas a lugares locales después de la reunión, por ejemplo, una visita a la ciudad de Seattle, una visita a la fábrica de Boeing, una excursión al monte Rainier, una visita al Museo del Vuelo, etc. También hicimos una excursión nocturna a Quincy, Grand Coulee Dam y Leavenworth, que resultó muy informativa e interesante. El centro del estado de Washington es donde algunos parientes de la familia Mullerleile se establecieron por primera vez a principios del siglo XX.

Los asistentes se lo pasaron en grande en la reunión y los comentarios que recibí fueron abrumadoramente positivos. Una de las asistentes de Alemania nos dijo a mí y a otros que "era la mejor reunión que la familia había organizado nunca", y que había asistido a todas las reuniones en Alemania y EE.UU. Otro asistente dijo que "el Oscar se lo lleva esta reunión familiar por su creatividad".

Si pudiera hacer algo de otra manera, me habría puesto en contacto con el centro de visitantes inmediatamente después de decidir que Seattle sería el lugar de la reunión prevista, en lugar de intentar encontrar un lugar, opciones de transporte y alojamiento en hotel/motel por mi cuenta. Me habría ahorrado mucho tiempo y preocupaciones. En general, la reunión fue un éxito. Fue emocionante, divertida y significativa para toda la familia Mullerleile.

Tanto si está planeando una reunión íntima como una gran reunión para cientos de personas, nuestro equipo puede ayudarle a encontrar el lugar perfecto, actividades y mucho más para que su reunión sea especial. Y lo mejor de todo es que le ofrecemos estos servicios sin coste alguno. Póngase en contacto con nuestros especialistas en organización de eventos en Meetings@seattlesouthside.com para que le asesoren, como hizo Sue.