Organice una fiesta festiva en la zona sur de Seattle

Planificar la fiesta navideña definitiva

Tanto si considera la planificación de la fiesta de fin de año de la empresa como una tarea o como un divertido proyecto paralelo, lo más probable es que la organización de eventos no sea su trabajo a tiempo completo. Pero incluso si lo es, planificar la fiesta más importante del año puede ser una empresa enorme.

Bajar a lo básico

Encontrar el lugar adecuado

Comida y golosinas

Manténgalo activo

Llévelos a casa sanos y salvos

Bajar a lo básico

Antes de planificar el resto de su evento, hay algunos aspectos básicos que deberá tener en cuenta para asegurarse de que está planificando el evento perfecto para su empresa.

Presupuesto

Puede que tu fiesta tenga un presupuesto preestablecido sobre el que no tienes nada que decir, o puede que te pidan que tú mismo elabores un presupuesto para la fiesta. Hay opciones que se ajustan a todos los presupuestos, pero planifica gastar alrededor del 30% del presupuesto en el lugar de celebración, el 50% en comida y bebida, el 5% en actividades, el 5% en regalos o recuerdos y el 5% en decoración, dejando el último 5% para imprevistos u otros gastos. En función de lo que elijas, puedes ser un poco más flexible con tu presupuesto. Por ejemplo, algunos lugares ofrecen su espacio gratuitamente a partir de un determinado valor en dólares gastado en comida y bebida.

Fecha y hora

El momento del evento también es crucial. Según la Encuesta de Prácticas Festivas del ERC de 2017, la segunda semana de diciembre es la más elegida para las fiestas de empresa, y el viernes es el día de la semana más elegido para celebrarlas. Esto puede significar que intentar reservar su fiesta para el segundo viernes de diciembre es más difícil que, por ejemplo, reservar una fiesta para el último martes de noviembre debido a la disponibilidad del lugar. Una nueva tendencia en las fiestas navideñas es organizar almuerzos en lugar de eventos nocturnos, lo que puede facilitar mucho la reserva de locales y proveedores.

Conozca a su público

Más allá de un recuento aproximado, querrás saber algo más sobre los asistentes a tu fiesta. Esto puede parecer sencillo, dado que son tus compañeros de trabajo, pero hay que tener en cuenta otras consideraciones que quizá no surjan en tu vida laboral cotidiana. En primer lugar, ¿cuál es el objetivo final de estas fiestas? ¿Es una oportunidad para celebrar los logros de la empresa en el último año? ¿Es una forma de demostrar a sus empleados lo mucho que significan para usted? ¿Una oportunidad para que se reúnan y crezcan como equipo? ¿O es sólo una oportunidad para soltarse el pelo y relajarse un poco? Saber cuál es el objetivo final de la fiesta te ayudará a determinar el mejor tema, las actividades e incluso el mejor menú. También es importante tener en cuenta las preferencias de tus compañeros de trabajo. Por ejemplo, si tienes un compañero que no bebe alcohol, puede ser divertido incluir un "cóctel simulado" en el menú de bebidas para que tenga algo festivo que tomar. ¿Tienes compañeros de trabajo que celebran otras fiestas además de la Navidad? Asegurarte de que tu fiesta incluye sus tradiciones es una forma sencilla de ayudarles a sentirse reconocidos. ¿Se trata de un evento sólo para los empleados, o también están invitados los acompañantes o los niños? Es posible que tenga que hacer planes para que su evento sea apto para familias, especialmente si tiene previsto celebrarlo en fin de semana.

Encontrar el lugar adecuado

Conseguir el lugar adecuado para celebrar su evento es un elemento fundamental para garantizar el éxito. A la hora de elegir un lugar de celebración, tenga en cuenta los aspectos básicos mencionados anteriormente. Dependiendo del presupuesto, la fecha y el número aproximado de invitados, tendrás varias opciones.

Espacios hoteleros

El salón de baile es más que básico, y es un clásico por una razón: muchos hoteles combinan ofertas de espacio para eventos con comida y bebida, lo que facilita la planificación de eventos en estos espacios. Los hoteles de toda la región disponen de salones de distintos tamaños, lo que los convierte en una opción viable, sea cual sea el tamaño de su empresa. Estos espacios pueden ser desde pequeños y acogedores hasta grandes y formales, desde un refugio campestre hasta un elegante club. ¿Otra ventaja? Si tienes pensado ofrecer servicio de bar en tu evento, es una forma estupenda de asegurarte de que todos tus compañeros de trabajo tienen un lugar seguro donde quedarse si se ponen muy festivos. Un pequeño inconveniente es que algunos hoteles no permiten el servicio externo de comidas y bebidas, así que si tienes en mente un catering o una opción de comida en particular, asegúrate de que el lugar de celebración lo sabe de antemano para que no te pille por sorpresa.

Espacios para restaurantes y compras

Celebrar su evento en un restaurante es una excelente manera de contar con un servicio de comidas integrado en el mismo. Algunos restaurantes disponen de comedores privados o semiprivados que te permiten celebrar tu fiesta durante el horario normal de servicio. Otros restaurantes pueden requerir una compra total o parcial para poder celebrar tu fiesta, lo que puede ser una manera fácil de asegurarte de que tienes todo el espacio que necesitas, especialmente para un restaurante más pequeño. Ponte en contacto directamente con el restaurante que te interese para discutir las opciones de compra. Naturalmente, es probable que un restaurante no quiera que lleves comida o bebida de fuera, así que asegúrate de que eliges una opción para todos tus invitados.

Espacios independientes para eventos

Para obtener la máxima flexibilidad en cuanto a proveedores de comida y bebida, lo mejor suele ser un espacio independiente para eventos, ya que estos espacios no están vinculados a restaurantes y, por tanto, no tienen las mismas restricciones que los hoteles y restaurantes. Suelen ser espacios grandes, como centros comunitarios, auditorios y espacios similares, y pueden ir desde la bella estética de cabaña de madera del Des Moines Field House, hasta lo épico y deportivo, como el ShoWare Center.

Espacios especializados

Para sorprender de verdad a tus invitados, organiza tu fiesta navideña en un lugar donde la mitad de la diversión esté en el lugar de la fiesta. Por ejemplo, en el Museo del Vuelo, su evento podría celebrarse debajo de aviones o incluso de una reproducción 1:1 de un transbordador espacial utilizado para entrenar a astronautas reales. O alquile el espacio para eventos de SyKart para organizar carreras amistosas entre compañeros de trabajo. Saca el niño que llevas dentro y haz que la fiesta sea más familiar alquilando el Centro de Diversión Familiar para jugar a las máquinas recreativas, a los bolos y mucho más. Hay un montón de opciones disponibles fuera del espacio tradicional para eventos.

¿Todo esto le resulta un poco abrumador? No se preocupe: nuestros expertos en la región también pueden ayudarle a reducir sus opciones. Póngase en contacto con nosotros en meetings@seattlesouthside.com y le ayudaremos a encontrar el lugar idóneo para celebrar su evento.

Comida y golosinas

Seamos sinceros: la mitad de la diversión de una fiesta es la comida. Sin buenos manjares, seguro que tus invitados se sentirán menos festivos. Si has elegido un lugar en el que el servicio de catering forma parte de la oferta, ya tienes todo listo. Si no, hay muchas otras opciones. La empresa local Act3 Catering es una opción fantástica para un servicio de catering completo, incluido el personal de servicio. Muchos restaurantes locales también ofrecen catering o pedidos de comida a granel.

Piensa si quieres una comida completa, un bufé o sólo aperitivos. El ambiente de la fiesta te ayudará a decidirlo. ¿Planeas una hora feliz en la que haya bebida y baile? Probablemente lo mejor sea limitarse a los aperitivos. ¿Un evento familiar con muchos niños correteando? El servicio de platos podría ser complicado, así que lo mejor sería un bufé. Cuando planifiques el menú, asegúrate de que todos los invitados tengan buenas opciones. Asegúrate de que haya una opción vegetariana y ten en cuenta otras necesidades dietéticas, como kosher o halal, sin gluten o posibles alergias alimentarias. Después de todo, ¡no te gustaría que uno de tus invitados se quedara con hambre mientras todos los demás están comiendo!

También es importante tener en cuenta las opciones de bar: Tu local puede permitir o no el servicio de bebidas alcohólicas, así que asegúrate de contratar un local que permita el servicio de bar, si eso es lo que quieres. Algunos locales pueden incluso ofrecerte servicio de bar, ya sea en efectivo (los invitados pagan sus propias consumiciones) o con servicio de bar (el anfitrión paga las consumiciones). Algunos locales permiten un sistema híbrido, en el que algunas bebidas se pagan y otras corren a cuenta del anfitrión, por ejemplo, con un sistema de tickets o pagando sólo por determinados tipos de bebidas. Asegúrate de hablar de las opciones de bar con el local para encontrar la que mejor se adapte a tu presupuesto y necesidades.

Hablando de comida y golosinas, no te olvides de los obsequios para los asistentes a la fiesta. Los regalos comestibles suelen ser más apreciados que los bocadillos y los artículos pequeños; al fin y al cabo, mucha gente tiene muchas cosas, y la comida es algo fácil de volver a regalar si no se ajusta a sus necesidades dietéticas. Seattle Chocolate ofrece estupendos regalos festivos que seguro ayudarán a sus compañeros de trabajo a sentir la dulzura de la temporada, y puede imprimir fácilmente etiquetas personalizadas para su fiesta para añadirlas a las barritas y hacerlas un poco más especiales. Si necesita más ideas para regalar, consulte nuestra guía de regalos locales.

Manténgalo activo

Realizar actividades divertidas en las fiestas navideñas es una forma estupenda de mejorar la moral y hacer que la fiesta sea más agradable para todos. Aunque siempre existen los juegos clásicos de entrega de regalos, como los intercambios del amigo invisible y el elefante blanco, una forma estupenda de celebrar la entrega de regalos como empresa podría ser reunir donativos para obras benéficas. Pida a los asistentes que traigan alimentos no perecederos en lugar de un regalo para intercambiar, e intente llenar un barril de un banco de alimentos antes de que acabe la noche, o pídales que hagan donaciones en metálico para fines benéficos a cambio de papeletas para sorteos de premios.

¡Por supuesto, la música y una pista de baile es una gran manera de ayudar a la gente a soltarse, pero usted puede encontrar que tiene aún más diversión si usted tiene a sus empleados hacer la música - eso es correcto, karaoke! De hecho, incluso puedes organizar un evento en una sala de karaoke privada en Round1, en Tukwila, en caso de que tus cantantes sólo quieran actuar para sus compañeros de trabajo y no para el público en general.

Llévelos a casa sanos y salvos

Y lo más importante, asegúrate de que todos tus compañeros de trabajo llegan sanos y salvos a casa al final de la fiesta. Si organizas el evento en un hotel, esto es fácil: reserva un bloque de habitaciones para que los asistentes se queden a dormir cuando estén demasiado animados para conducir. Muchos espacios de la zona sur de Seattle están situados cerca del tren ligero Link, que puede utilizarse para acercar a los asistentes a casa de forma segura antes de que tomen un servicio de transporte compartido. Hablando de servicios de transporte compartido, empresas como Lyft y Uber ofrecen descuentos por la compra de viajes al por mayor, y pueden utilizarse para ayudar a sus empleados a llegar a casa sanos y salvos. También puedes ofrecer un sorteo especial sólo para quienes actúen como conductores designados, que es una forma estupenda de incentivar a la gente a mantenerse sobria para que sus compañeros de trabajo lleguen sanos y salvos a casa.

No importa cómo celebres las fiestas, ¡esperamos que lo hagas de forma divertida y segura con tus compañeros de trabajo! Y no olvides que, si necesitas ayuda para encontrar los locales y proveedores adecuados, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en meetings@seattlesouthside.com: tenemos mucha experiencia en la organización de eventos en nuestra zona.