El diablo está en los detalles
Pregunte a un experto: Consejos para negociar de un agente profesional de eventos
Negociar contratos puede que no sea la parte más divertida del proceso de planificación de eventos, pero sin duda es una de las más importantes. Hemos charlado con Alix Mendonca, director regional de ventas de Prestige Global Meeting Source, para que nos dé algunos consejos que ha aprendido en sus más de 20 años en el sector de los eventos. Como agente, ayuda a los organizadores a encontrar lugares que se adapten a sus necesidades y les asiste en el proceso de negociación sin coste alguno para ellos. Siga leyendo para conocer sus consejos sobre lo que hay que tener en cuenta antes y durante la fase de consideración del contrato.
1. Investiga el mercado
Un paso crucial comienza antes de la etapa del contrato, que es investigar la zona y comparar tarifas en varios lugares. Esto le ayudará a conocer el valor de su negocio, una de las claves para negociar de forma inteligente, afirma Mendonca. Por ejemplo, si sabe que su evento se celebra durante la temporada alta de un hotel, es posible que tenga que reservar con mucha más antelación para conseguir una buena oferta. O, si el hotel se llena los fines de semana, reservar entre semana puede darle más ventaja.
Aquí es donde una organización de marketing de destinos (DMO) puede ser de gran ayuda. También conocidas como oficinas de turismo u oficinas de convenciones y visitantes (CVB), dependiendo de la región, estos grupos están formados por profesionales del turismo que conocen la región a la perfección. No representan a ningún lugar en concreto, sino que su objetivo es ayudar a los visitantes a disfrutar de la mejor experiencia posible. Con la ayuda de una DMO, podrá tomar las decisiones más informadas. Cuando dé el siguiente paso de revisar los paquetes y los contratos, contará con información sobre tarifas competitivas, patrones de viaje y acontecimientos locales, lo que le permitirá negociar con confianza.
Explore Seattle Southside es la organización de marketing de destinos (DMO) de la región que rodea directamente al aeropuerto internacional de Seattle-Tacoma (SEA), que abarca las ciudades de SeaTac, Tukwila y Des Moines. Nuestros servicios son gratuitos y podemos colaborar con el negociador de reuniones para ayudarle a encontrar lugares para celebrar eventos y alojamientos que se adapten a sus necesidades.
2. No dé por sentado que los contratos son fijos.
«Todo es negociable», afirma Mendonca.
La clave no es solo defender tus intereses, sino también intentar comprender la perspectiva del recinto para poder averiguar qué les incentivaría a reducir los costes. Por ejemplo, si la tarifa del lugar supera tu presupuesto, podrías empezar por preguntarles: «¿Qué podemos hacer para que este negocio les resulte más atractivo?».
Por ejemplo, si terminas el evento a las 5 de la tarde en lugar de a las 10 de la noche, tal vez el hotel podría permitirse reducir el coste total, ya que eso le dejaría libre el espacio para la noche. O, si no eres muy exigente con el catering, podrías preguntar al lugar qué comida y bebida se ha pedido ya para el día de tu evento. Es posible que otro evento ya haya hecho un pedido grande a un catering o al propio hotel, y si pides los mismos productos, podrías ahorrar costes tanto para ti como para el lugar.
3. Explora todas las opciones
Además de negociar los términos del paquete, asegúrate de comprender todas las políticas descritas en el contrato. Eso incluye aspectos como si puedes trabajar con proveedores externos.
«Si se trata de una propiedad sindical, puede que te resulte difícil traer tu propio equipo audiovisual», afirma Mendonca. «Pero si lo traes, podría suponer un buen ahorro». Incluso si decides utilizar el equipo del recinto, no querrás llevarte una sorpresa más adelante cuando tu presupuesto se haya agotado.
Otra pregunta clave que debes hacer es qué salas son multifuncionales. Si tu presupuesto es ajustado, probablemente no te interese reservar una sala de reuniones que solo vas a utilizar durante una hora. En su lugar, pregunta al hotel por los espacios flexibles y cómo puedes sacar el máximo partido a cada sala que reserves.
4. Utilizar un negociador de reuniones
Si actualmente no está utilizando los servicios de un negociador de reuniones (también conocido como agente), vale la pena considerarlo para su próximo evento. Los agentes como Mendonca no representan a ningún lugar en particular ni tienen ninguna obligación o incentivo para promocionar un hotel por encima de otro. Más bien, su objetivo es ayudar a los organizadores a encontrar lugares que se adapten a sus necesidades y luego negociar las mejores ofertas posibles.
«Nuestros servicios son gratuitos para nuestros clientes», explica Mendonca. «Los recintos nos pagan en forma de comisión, lo que no aumenta los honorarios del organizador».
Quizás se pregunte por qué un hotel estaría dispuesto a pagar a alguien que podría ayudar a los organizadores a negociar contratos más ventajosos. La razón es que saben que pueden agilizar y facilitar el proceso. También saben que los agentes pueden ayudar a los organizadores a encontrar recintos que, de otro modo, quizá no habrían considerado.
5. Comprueba todo dos veces.
Por último, pero no menos importante, no pases por alto los pequeños detalles. Aunque pueda parecer obvio, Mendonca afirma que es sorprendente la frecuencia con la que la gente firma contratos sin comprobar que las fechas que figuran en ellos coinciden con las fechas reales del evento. «He visto eso muchas veces», dice. Aunque es fácil perderse en la letra pequeña, puede ser un duro despertar darse cuenta en el último momento de que el lugar ha reservado tu espacio para un día totalmente diferente al que tú tenías previsto. Y, por supuesto, es fundamental asegurarse de que tienes muy clara la política de cancelación. Si no te parece favorable, puede que sea otro punto que puedas intentar negociar.
Tanto si cuentas con la ayuda de un profesional como si no, los contratos son una parte fundamental del proceso de planificación de eventos, así que asegúrate de no precipitarte y de que otra persona (o dos, o tres) revise los documentos antes de firmarlos. Como dice el viejo refrán, «más vale prevenir que curar».