Eventos accesibles para todos
Planificación de eventos inclusivos: Nuestra guía de accesibilidad
El objetivo de todo organizador de eventos es organizar actos que dejen un impacto duradero y positivo en todos los asistentes. Más que una simple palabra de moda, centrarse en la accesibilidad más allá del mero cumplimiento de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) es esencial para garantizar un evento inclusivo, exitoso y memorable para todos.
Pedimos al experto local Joe Maxwell, del Seattle Theatre Group -que cuenta con un certificado en coordinación de accesibilidad-, que compartiera sus conocimientos y nos ayudara a crear la siguiente guía sobre cómo seleccionar lugares, comunicarse eficazmente, gestionar la logística in situ y mucho más de forma que se dé la bienvenida y se acomode a todo el mundo.
Preparación previa al evento: Marcar la pauta de la inclusión
Invitación y comunicación
Todos los eventos empiezan con una invitación. Ya se trate de una invitación formal, un anuncio o parte de la página de inscripción, la invitación es una gran oportunidad para empezar con fuerza y dar comienzo a su evento con una clara señal a sus asistentes de su dedicación a garantizar que se satisfagan las necesidades de todos.
Piensa en lo siguiente:
- Incluya un apartado de comentarios en la confirmación de asistencia para solicitar accesibilidad.
- Ofrezca una persona de contacto o información para solicitudes de interpretación y/u otras adaptaciones.
- Para asegurarse de que se dispone de tiempo suficiente, añada una cláusula de exención de responsabilidad para las solicitudes de interpretación, de modo que no se realicen con menos de dos semanas de antelación a la celebración del acto, a fin de disponer de tiempo suficiente para realizar adaptaciones y ajustes presupuestarios, si fuera necesario.
Información detallada
Si los asistentes disponen de información anticipada, la planificación de su experiencia será mucho más sencilla. Tan pronto como esté disponible, comparte toda la información que tengas sobre el lugar de celebración y sus características específicas de accesibilidad: es gratis y puede publicarse como página de accesibilidad en el sitio web del evento si te preocupa sobrecargar al resto de asistentes con demasiada información.
Algunas cosas útiles que los asistentes deben saber antes de su evento:
- Zonas no accesibles: Indique si hay lugares dentro del espacio o lugar del evento que requieran escaleras para acceder (en un lugar histórico, por ejemplo).
- Aseos: ¿Hay un aseo adaptado a la ADA situado en la misma planta que el espacio principal del evento?
- Asistentes de cuidados personales(PCA): Aclare si los asistentes personales pueden asistir al acto sin coste alguno y, en caso afirmativo, indique a los asistentes cómo solicitar una entrada o una tarjeta de identificación para su asistente.
- Aparcamiento: Indique si hay aparcamiento in situ o en las inmediaciones. Si está cerca, ¿qué distancia hay que recorrer para llegar al lugar de celebración?
- Transporte público: Comparte detalles sobre la parada de autobús u otra estación de transporte público más cercana.
- Alojamientos accesibles: Anote el número de habitaciones accesibles según la ADA en el hotel asociado.
- Llegada y salida: Incluya información para que los asistentes sepan dónde encontrar las zonas de embarque y desembarque de pasajeros con discapacidades motrices.
Inclusividad in situ: Una experiencia sin fisuras
Servicios de interpretación
Disponer de un intérprete de ASL (Lenguaje de Signos Americano) con una iluminación adecuada es útil para las personas sordas o con pérdida auditiva. Si se han solicitado intérpretes o subtítulos, asegúrese de que haya asientos reservados con una línea de visión clara hacia el intérprete y el escenario.
Subtítulos
No todas las personas con problemas de audición hablan ASL con fluidez, especialmente las que han perdido la audición más recientemente debido al envejecimiento o a una lesión. Además, algunas personas tienen dificultades con el procesamiento auditivo. Considere la posibilidad de utilizar subtítulos (sobre todo en los vídeos que se proyecten, en los que los subtítulos pueden prepararse con antelación) o una ayuda visual, como una presentación de diapositivas (para ponentes y paneles), con un texto que destaque los puntos principales.
Servicios de transcripción
Contratar a un transcriptor, ofrecer subtítulos abiertos o grabar las sesiones y poner todo a disposición (incluidas las diapositivas) después del evento es un recurso valioso para todos los asistentes. Tanto si las grabaciones son solo de audio como si son de vídeo, esta información también puede introducirse en las herramientas de accesibilidad para facilitar su consumo después del evento.
Facilidad de navegación
La orientación durante un evento es un problema habitual para los asistentes, que puede verse agravado por factores como las barreras lingüísticas, la neurodivergencia, la ceguera o la baja visión, o simplemente las prisas.
Piensa en lo siguiente:
- Señalización: Coloque una gran cantidad de señalización clara que dirija a los asistentes por el recinto para facilitar la navegación.
- Mapas: Incluya mapas del lugar de celebración en el material de inscripción de los asistentes.
- Ayuda en tiempo real: Designe a personal o voluntarios del evento en lugares útiles para ayudar a orientarse.
- Disposición: Asegúrate de que haya un camino de al menos 36 pulgadas de ancho en todo el recinto (especialmente entre las mesas y las sillas) para que los usuarios de sillas de ruedas puedan desplazarse fácilmente por todo el evento.
- Peligros: Ten cuidado con los peligros de tropiezo, sobre todo en espacios con poca luz, como cables en el suelo, cintas que caen de los respaldos de las sillas, etc.
Neurodiversidad y necesidades de procesamiento sensorial
La creación de un entorno integrador se extiende a la comprensión y adaptación de los asistentes neurodiversos y con sensibilidad sensorial.
He aquí 6 estrategias para garantizar su comodidad y compromiso:
1. Zonas tranquilas
Designe zonas tranquilas, alejadas del ajetreo y el bullicio del acto, donde los asistentes puedan relajarse. Estas zonas deben tener asientos cómodos y una iluminación tenue.
2. Alertas sensoriales
Comunique claramente con antelación cualquier elemento del acto que pueda suponer un reto, como ruidos fuertes, máquinas de humo o luces brillantes. De este modo, los asistentes podrán prepararse o evitar estas situaciones en caso necesario.
3. Opciones de asiento flexibles
Ofrezca distintos tipos de asientos. Algunos asistentes pueden preferir zonas con menos tráfico o más espacio personal.
4. Materiales sensoriales
Algunas ideas para ofrecer algunas opciones útiles para regularse y encontrar un poco de tranquilidad.
- Auriculares con supresión/reducción de ruido
- Fidgets en el momento de la inscripción (¡una gran oportunidad para conseguir artículos de marca!)
- Libros de actualidad, material de lectura, crucigramas, etc. en zonas tranquilas
5. Formación del personal y los voluntarios
Asegúrese de que su personal y sus voluntarios están formados para comprender y responder a las necesidades de los asistentes neurodiversos. Deben conocer las zonas de silencio y otras adaptaciones disponibles.
6. Guías de narrativa social
Crear un relato social con texto descriptivo e imágenes puede ser muy útil para visualizar y preparar el acontecimiento. Esta guía debe detallar todo lo posible sobre la experiencia con información como:
- Dónde aparcar a la llegada y/o dónde llega y deja el transporte público en relación con el lugar del evento.
- Qué buscar para saber que ha llegado al lugar correcto (por ejemplo, señalización, características notables del edificio, etc.)
- Por dónde es mejor entrar en el espacio para eventos (por ejemplo, por la entrada este, justo enfrente de la fuente, etc.)
- Dónde encontrarán el registro y qué hacer cuando lleguen.
- Información sobre la distribución del espacio de reunión y las ubicaciones interiores relevantes (aseos, cómo encontrar las salas relevantes para las sesiones, etc.)
- Descripciones claras de lo que los asistentes pueden esperar en el espacio y durante cada parte de la reunión/evento.
Presupuestos para el éxito
Planificar más allá de las necesidades previstas de los asistentes garantiza que no te pille desprevenido. Puede parecer desalentador asegurarse de que se tiene todo en cuenta, pero cuanto más se acostumbre la gente a incluir este aspecto en sus eventos desde el principio, más fácil resultará a la larga.
Todos los actos deben incluir la accesibilidad en el presupuesto. Investiga los costes de los servicios de interpretación (subtitulado, ASL, táctil), equipos audiovisuales, programas de letra grande/braille o cualquier otro servicio y tenlo preparado en el presupuesto para las solicitudes que puedan llegar. Si no se necesita, ese presupuesto puede marcarse como ahorro. Es mejor tener el plan disponible y no necesitarlo que necesitarlo y no tenerlo.
Compromiso posterior al evento: Comentarios para el éxito futuro
¿Busca más recursos?
- Fondo Nacional de las Artes: Publicaciones, listas de comprobación y recursos sobre accesibilidad
- Accesibilidad para eventos virtuales
- Red de autodefensa autista: Recursos de accesibilidad para reuniones y eventos
- La guía de movilidad ADA definitiva para organizadores de reuniones y eventos
- El Proyecto Neu: Guía del organizador de eventos para la neuroinclusión
Si necesita ayuda para planificar un evento accesible en la zona, nuestro equipo de expertos en Seattle Southside está aquí para ayudarle.
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